新しい仕事に就いた時や研修の場合、｢メモ帳を準備してください｣って言われたことってないですか？
これって仕事をする上で、言われなくても準備するのが当たり前。
私が思うに、
｢メモ帳(手帳)は必須アイテムという常識｣は、
長年会社勤めをしていたり、少なくとも社会にでたことがある人の常識であって・・、
学生のアルバイトさんや
初めての就職で会社勤めをする人は、意外と知らないものです。
実際、私もそうだったかもしれません。
（ずいぶん昔のことで忘れました。笑）
これまで十数年間、同じ会社に勤めていた経験がありますが、なぜか私は新人教育の担当を任されることが多く、
大勢の新人さんを教育してきました。（社員・パート・アルバイトも含めて）
驚いたことに、ほとんどの新人がメモ帳や手帳を持たずに職場に来ていました。
(少数ですが、ちゃんと準備してくる人もいました！）
そんな感じだったので、私が最初に新人社員に伝えるのは、
｢次の出社までにメモ帳か手帳を準備してきてください。｣
｢今日はこのメモ紙あげるから、これに教わったことを書くこと。｣
このセリフ・・、何回言ったんだろう。笑
さらに、
｢何をメモすればいいのかわかりません・・。｣
なんて事があり・・、
(えっ？）と思ったことも。
そんなこともあったので、
今回は、仕事のときにメモをとる人・とらない人では、どれだけ仕事に影響するのかをまとめてみました。
メモをとって活用すれば、新人でも即戦力になること間違いなしです！
そして、どんなメモの取り方をすれば効率よく仕事がデキるようになるのか、メモ帳の使い方なども紹介しますね。
②効率良く仕事を進めるコツ！（仕事がデキるようになるには？）
③メモの取り方（どんな書き方をすれば良いのか？）
この3つのポイントをご紹介していきます。
仕事におけるメモの重要性とは？
今でも、常にメモ帳を携帯しながら仕事をしています。
【その１】教わったことをインプット＆復習ができる
まずは仕事の基本を習得しなければなりません。
自分の仕事の時間を割いて教えてくれます。
せっかく希望の会社に就職できたのに、
｢こいつ、全然仕事覚えないし、役に立たないわ・・。｣
なんて言われたくないですよね？！
それでも、人はすぐに忘れる生き物なので、
一度聞いたくらいでは、どうしても忘れてしまうんです。
それは仕方がないことです。
そこで、教えてもらう時にはメモ帳に文字を書くことで、
頭の中にしっかりインプットしましょう！
ただ、聞くだけよりも手を動かして文字をかけば、
｢耳｣からの聴覚的な情報収集と、｢手｣を動かすことで筋肉への刺激、
そのメモを見ることで｢目｣から視覚的にも情報をインプットできます。
これだけでも、情報を習得する力が３倍になります。
そして、自分で書いたメモを見ることで、
後で復習することができます。
これをやってくれると、
教えている側にとっても、嬉しいことなんですよ。
仕事中の2度手間は一番効率が悪いですからね。笑
【その２】自分が何をわからないかを知る
メモをとって復習することで、できることがもうひとつ。
例えば、上司に、
｢わからないことがあったら聞いて｣
と言われることがあるんですが、
正直、まだ教わって間もない頃は、
何がわからないのかがわかりません！
実際に自分でやってみないとつまづく部分って
わからないもんなんですよねー。
まずは自分でとったメモを見ながら、
自分でやってみることがとても大事です。
やっていくうちに、
｢あれ？｣という部分が必ずでてきます。
そうすることで、上司への質問の仕方もとても｢具体的｣になるし、
自分がよくわかっていなかったことに、はっきり気付くことができます。
メモをとっていなければ、
自分が聞き逃した部分や説明を理解していなかった部分が、
わからないまま不安な気持ちで業務を進めることになってしまいます。
【その３】要点をまとめる技術が身につく
最初のうちは、ただ聞いたことをとにかく書くだけかもしれません。
でも、継続してメモをとる習慣が身につけば、
聞きながら、頭の中で要点をまとめて
必要な部分だけをメモする技術が身についてきます。
文章で書くのではなく、
箇条書きにしたり重要な単語だけをメモして、
後からそのメモを振り返ってみてもわかるように、
自分だけのオリジナルメモを作ることができるようになりますよ。
具体的なメモの取り方は、ポイント３つ目の、
｢わかりやすいメモの取り方｣の部分でお伝えしますね！
効率良く仕事を進めるコツは？
２つ目のポイントにあげた、
効率良く仕事を進めるにはどうしたらいいのか、
メモを活用することでできる方法を、
私の経験もふまえてお伝えしていきます。
メモを活用して即戦力に
現在は働き方を認められ、管理職の経験もあり、
それなりに仕事はデキるようになったのですが、
こんな私でも学生アルバイトの頃や、
就職１年目なんかは、とにかく物覚えが悪く、
全く要領がいいとは言えませんでした。笑
でも、仕事を覚えられなくて困るのは、
結局自分なんですよね・・。
もちろん、上司からの冷ややかな視線もツライですけど、
できるようにならないと、仕事をするのが嫌になります。
（怒られてばかりで。。）
そんな私が仕事を覚えられるようになったり、
効率良く仕事ができるようになったのは、
メモを活用したからでした。
最初はとにかく教えてもらったことを
すべてメモにとって復習を繰り返しました。
走り書きでメモにとった内容を、
家に帰ってから自分でまとめ直したり、
自分だけの｢マニュアル｣を作って、
常に携帯するようにしました。
そうすることで、
もしやり方を忘れてしまったことがあっても、
｢自分専用マニュアル｣を見て、
自分の力で仕事を進められるようになっていきました。
その繰り返しを継続したことで、
少しずつ仕事の要領も良くなっていって、
まわりからも認められるようになっていきました。
｢あの人にまかせれば大丈夫！｣と、
その後、新人教育などもまかされるように・・。
メモを活用したことで、
どんな仕事でも即戦力になれる自信がつきました。
効率良く仕事を進めるコツ
実はメモの活用の仕方は、仕事を覚える時だけではありません。
人によって、仕事の進め方にはいろいろあると思います。
でも、私はメモを活用して仕事を進めるやり方を実践しています。
仕事の進め方には大きく分けて２つのタイプがあります。
って感じです。（私が勝手にタイプを作りました。笑）
一点集中型とは
終わった後に次の仕事を探すor次に優先する仕事に取りかかる→そして集中してやる。
分散型とは
終了時間までには、最終的に計画したすべての仕事を終わらせる。
この２つのタイプに分かれるとすれば、
私は後者の｢分散型｣です。
一見、集中して仕事をしたほうが、早くて効率的な感じがしますが、
全体を通してみると、分散型のほうがより多くの仕事をこなせて効率が良いんです。
（すごく仕事が早い人は集中型でも効率は良いと思います）
私の職場には、あきらかに｢集中型｣の人がいます。
確かに仕事は早いです。一気に集中して進めているので・・。
でも、仕事が雑。結局二度手間です。（私が大嫌いな二度手間・・トホホ）
分散型では、｢すべてに手をつける｣と簡単に表現しましたが、
これって実は難しくて、よっぽど計画性がないとできないです。
なので、ここで｢メモの活用｣です。笑
私の場合は、前日の夜か当日の朝に、
状況を確認してから、その日に必要な仕事をメモに箇条書きにします。
（優先度の高い仕事から順番に）
そして、午前中にはここまで→～時にはここまで→最終で～時には終了。
と細かく設定します。（状況によっては順番は前後しますが、とりあえず計画通りに進めます）
どちらかといえば、ずっと同じ事していると飽きてしまう方向けですね。笑
私がそうなので・・。
少しずつ手をつけるという方法は、あまりピンとこないと思いますが、
ある程度、目処が付くまで進めて最後に一気に仕上げたり、
同じ場所でできることは同時に進めたり・・といった感じです。
この方法だと、効率良く計画した仕事がすべて終わります。
最初はちょっと難しいかと思いますが、
この分散したやり方を習得すると、
自分の仕事をしながら他の人にも指示を出せるという、
仕事を振り分けられる力が身につく、
と私の経験から考えています。
これから先、勤めている会社で昇進したい！レベルＵＰしたい！
という方は、この仕事の進め方を習得していけば、
人を動かせる能力も身についてきますよ。
ちなみに、集中型タイプは、
誰かに指示をもらって仕事をする能力が優れています。
自分がどんな仕事のやり方を得意とするのかを一度考えてみて、
優れている面を伸ばしていくことも効率化につながると思います。
メモの取り方と活用法を紹介！（※注 自己流です）
それでは、実際どんなふうにメモを取ればいいのでしょうか？
私が実際にやっている方法をご紹介したいと思います。
ちなみに私は、最初にお伝えしたとおり、
もともと物覚えが悪く、要領も悪い、レベルがMAX低い状態でした・・。
でも、メモを活用したことで、仕事の覚えも早くなり、
要領も良くなって、長く勤めている職種では、
管理職にまで昇進することができました。
長年、メモ魔と化してきた私が実践している、
一番覚えやすいメモの取り方、３つの方法をご紹介します。
①聞きながら単語だけ書き出す
話を聞きながら、全部をメモるのは大変です。
なので、要点だけを単語にして書いて覚えやすくしています。
キーワードだけで頭にインプットする方法です。
必要であれば、矢印(→)やアンダーライン(＿)を引いて、
大事なところを後で見てもわかるように印をつけておきます。
②自分が思ったことを追加して書く
誰かに教えてもらっている時には、
必ず話の途中に｢少しの間(ま)｣があるはずです。
（逆に間もあけずに説明する人は、自己中なので教えるのが下手です。笑）
その時に、単語の近くに自分なりに思ったことを書き足します。
例えば、
｢これは間違えやすいので注意！｣とか、｢忘れずにやる！｣
など、その話を聞いた時の気持ちも書き込むと、
後で見返したときに頭の中で、
メモをとった時の状況や気持ちごと思い出せる感覚があります。
③すぐに質問する
説明を聞いたあと、その場ですぐに質問することで、
より覚えやすくなります。
②番目の｢自分が思ったことを追加する｣時に、
説明を聞いたときに聞き取れなかったことや、
理解できなかったことをチェックしておきます。
そして終わったらすぐに質問して、疑問を解決しておくことが大切です。
それもメモしておけば、その場である程度解決できます。
ただ、実際に取り組んでみないとわからない部分もあるので、
まずは自分のメモを見てやりつつ、わからない場面がでたら、
その時にすぐに質問して解決しましょう。
わからないまま、知ったかぶりで業務を進めるのは一番危険です。
そのことで、もっと大きな失敗につながってしまうこともあります。
最後に一言
メモの活用方法や取り方などを私の経験を含めてお伝えしてきました。
◇まとめです。
②メモを活用して、効率良く仕事を進めよう！
③メモの取り方実践編・３つの方法を紹介
忘れてしまったり、メモが不十分だった場合、
人に聞くのが恥ずかしいという人もいると思います。
でも、最初は誰だってわからなくて当然です。
わからないことをしっかり主張して覚えようとする姿勢の人は、
同僚からも上司からも信頼されて、人間関係も円滑になると思います。
ちなみに、以前はメモした内容を違うノートに清書なんかもしていましたが、
それだと、メモをとったときの状況や当時の気持ちが消えてしまうので、
今では、最初に乱雑に書いたメモをそのまま使用するようになりました。笑
これまであまりメモをとることを
重要視していなかったのであれば、
これを期にぜひ実践してみてくださいね！
それでは、またお会いしましょう。
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